Remplir le formulaire de renouvellement BMS
Guide pas-à-pas à l'intention des psychologues du Québec
Ce guide accompagne, section par section, le formulaire de renouvellement du programme d'assurance CPA/CPAP distribué par BMS Canada Risk Services. Il explique, en langage clair, ce que chaque question cherche à savoir, comment y réfléchir, et les pièges à éviter. Les captures d'écran ont été neutralisées : aucune réponse n'y figure, afin que vous puissiez les comparer à votre propre formulaire.
Le programme se renouvelle à date commune le 1er juin. Une prime achetée en cours d'année peut être calculée au prorata.
1. Renseignements sur le demandeur
On y inscrit vos coordonnées personnelles : nom, adresse postale, ville, province, code postal, téléphones et courriel (à confirmer deux fois). Une case confirme que la couverture n'est offerte qu'aux membres domiciliés au Canada.
2. Détails de l'entreprise
À ne remplir que pour votre propre pratique, jamais pour celle d'un employeur ou d'un tiers.
La première question — exercez-vous une « business » comme professionnel de la psychologie pour laquelle vous avez besoin d'assurance — est un point d'entrée. La mention « including as an independent contractor or sole proprietor » précise qu'il n'est pas nécessaire d'être incorporé pour répondre Oui : un travailleur autonome exerce une « business » au sens de cette question.
- Répondez Oui si vous voyez des clients en pratique privée, facturez sous votre nom, louez ou possédez un bureau, ou offrez de la télépsychologie — même à temps partiel.
- Répondez Non seulement si vous n'exercez aucune activité privée (par exemple, salarié exclusif d'un établissement public).
Indiquez ensuite votre nom commercial (et tout nom d'exploitation), et précisez si la pratique est multidisciplinaire (présence d'autres professionnels que psychologues, psychothérapeutes, etc.). Pour un psychologue exerçant seul, la réponse à cette dernière est habituellement Non.
3. Responsabilité professionnelle et responsabilité civile : questions d'historique
Cette série de questions porte sur votre historique et sur ce que vous savez au moment de la demande. L'exactitude y est capitale : une fausse déclaration peut donner à l'assureur un motif pour annuler la police ou refuser une réclamation. Voici comment lire chacune.
a) Refus, annulation ou non-renouvellement par un assureur
Répondez Non si aucun assureur n'a jamais refusé, annulé ou refusé de renouveler une police de responsabilité professionnelle ou civile vous concernant. Vos propres décisions (changer d'assureur, ne pas renouveler de votre gré) ne comptent pas : la question vise les décisions prises par l'assureur contre vous.
b) Réclamation, poursuite ou plainte (y compris réglementaire)
Le champ est large : il inclut les poursuites civiles et les plaintes de nature réglementaire ou disciplinaire — donc une demande d'enquête au syndic de l'OPQ. La portée est mondiale (« anywhere in the world ») et ne se limite pas aux dernières années.
c) Trois réclamations ou plaintes ou plus en dix ans
Ici s'ajoute un seuil : répondez Oui seulement si le total combiné (réclamations + plaintes, des deux catégories) atteint trois ou plus sur dix ans.
d) Mesure disciplinaire ayant entraîné une suspension de permis (2 ans)
Les trois conditions sont cumulatives : une mesure disciplinaire, dans les deux dernières années, ayant entraîné une suspension du permis d'exercice. Une plainte non retenue n'est pas une mesure disciplinaire ; sans sanction du conseil de discipline, la réponse est Non.
e) Allégations de négligence professionnelle (5 ans)
Cette question est plus large que les précédentes : elle vise toute allégation de négligence professionnelle, écrite ou verbale, dans les cinq dernières années — pas seulement les instances officielles. Une lettre ou un courriel reprochant une faute professionnelle peut entrer dans ce champ.
- Distinguez la nature du reproche : une plainte alléguant une faute clinique relève de la « négligence professionnelle » ; un reproche d'une autre nature (par ex. relationnel, ou un différend de facturation) peut ne pas s'y qualifier.
- Dans le doute sur la qualification, vérifiez le libellé exact de ce qui vous a été reproché (la correspondance du syndic le précise) plutôt que de supposer, et au besoin faites trancher par la ligne juridique incluse.
f) Faits ou circonstances connus pouvant donner lieu à une réclamation
C'est la question la plus sensible : elle regarde vers l'avenir. Connaissez-vous, aujourd'hui, une situation qui pourrait raisonnablement mener à une réclamation, même si rien n'a encore été déposé (client mécontent ayant évoqué une plainte, incident clinique connu, relation thérapeutique terminée dans des circonstances tendues)?
Statut et diplôme
Plus bas, indiquez votre statut (« I am a ») — par exemple psychologue inscrit/titulaire — et le diplôme sur lequel repose votre inscription (maîtrise, doctorat, etc.). Une case confirme que vous comprenez la clause d'exclusion des faits connus non divulgués.
4. Forfait responsabilité professionnelle (PLI) et responsabilité civile (CGL) : ce qui est couvert
La PLI vous protège contre la responsabilité — ou les allégations de responsabilité — pour un préjudice résultant d'un acte de négligence, d'une erreur, d'une omission ou d'une faute professionnelle, dans l'exercice de votre profession de psychologue. Vous êtes donc défendu même lorsque l'allégation est non fondée.
Deux éléments à comprendre ici.
Limites territoriales et règle des États-Unis. La couverture s'étend aux réclamations intentées aux États-Unis à condition que les services rendus sur le sol américain ne dépassent pas 20 % de votre pratique. Pour un psychologue exerçant au Québec, ce pourcentage est souvent nul; on indique alors Non / aucun.
Respect de la réglementation des deux juridictions. Vous devez respecter les règles professionnelles de votre juridiction (l'OPQ) et de celle où se trouve votre client au moment de la séance, si elle diffère. Ce point est central pour la télépsychologie : si vous voyez un client situé dans une autre province ou un autre pays, vous devez être en règle avec les exigences de cet endroit, sans quoi la couverture pourrait ne pas s'appliquer.
La CGL (responsabilité civile générale) protège, elle, contre les dommages causés à un tiers du fait de vos opérations ou de vos locaux (un client qui glisse chez vous, un dégât lors d'une visite). Elle ne couvre pas vos propres biens ni le vol.
La grille d'adhésion fixe la prime : membre de la SCP/CPA ou d'une association provinciale du CPAP; membre des deux (tarif réduit); ou étudiant en psychologie non encore inscrit.
Cet avis rappelle que les couvertures ci-dessus sont individuelles. Si vous employez du personnel ou des contractuels, ou si vous détenez des biens à assurer (matériel psychométrique, mobilier, ordinateurs), des protections additionnelles (CGL d'affaires, Contenu/Vol, ou Forfait d'affaires) font l'objet d'une demande distincte auprès d'un courtier.
5. Assuré additionnel et renonciation à la subrogation
Section conditionnelle : à ne remplir que si un contrat (le plus souvent un bail commercial) vous oblige à ajouter un assuré additionnel ou une renonciation à la subrogation.
- Assuré additionnel : on ajoute un tiers (habituellement le propriétaire de l'immeuble) comme bénéficiaire limité de votre CGL, pour la responsabilité découlant de votre occupation des lieux. Ce tiers doit conserver sa propre CGL.
- Renonciation à la subrogation : votre assureur renonce à se retourner contre une partie désignée (souvent le locateur) après avoir indemnisé un sinistre.
- Si vous travaillez de chez vous, possédez vos locaux, ou qu'aucun bail ne l'exige, laissez cette section vide.
6. Services professionnels additionnels
Cette section sert à déclarer des services additionnels à ceux de psychologue, afin qu'ils soient couverts. La première question demande si vous offrez des services hors du champ de psychologue/associé en psychologie nécessitant une couverture.
La prime dépend de la proportion : 98 $/an si le service additionnel représente moins de 50 % de la pratique, 194 $/an au-delà. Les limites sont partagées avec la PLI/CGL individuelle (elles ne s'additionnent pas).
Les autres lignes (coaching, médiation, thérapie assistée par l'animal, etc.) restent à « None » si vous ne les offrez pas. Certaines comportent des conditions strictes (les astérisques), à respecter le cas échéant. Ne déclarez ici que les activités réellement exercées maintenant, pas un projet futur.
7. Responsabilité professionnelle d'entreprise (Business PLI)
Cette couverture protège l'entité (l'entreprise) lorsqu'elle est nommée dans une réclamation. Elle est recommandée pour les pratiques incorporées ou comptant d'autres professionnels qui facturent sous le nom de l'entreprise.
Ce qui ferait basculer vers une Business PLI : vous incorporer, embaucher un professionnel, ou avoir des personnes qui facturent sous votre nom. À l'inverse, des collègues que vous supervisez mais qui facturent de façon indépendante (leurs propres clients) ne vous rendent pas employeur : vous demeurez dans le régime individuel gratuit.
8. Cybersécurité et responsabilité liée à la vie privée
La couverture cyber protège en cas d'incident touchant les données : rançongiciel, piratage, vol ou perte de dossiers, fuite de renseignements personnels. Elle donne accès à une équipe de réponse aux brèches. Pour un praticien individuel, la prime est d'environ 121 $/an.
Les questions de souscription (réclamation cyber antérieure, faits connus, brèche passée) se répondent honnêtement, sur le même principe que les autres déclarations. Pour le type de couverture, un psychologue exerçant seul choisit « Individual » (et laisse vide la tranche de revenus, qui ne concerne que l'option « Business & Employees »).
Conditions préalables (Statement of Facts)
La couverture cyber comporte des conditions préalables obligatoires (« condition precedent »). Si l'une d'elles n'est pas respectée, aucune indemnisation n'est due. BMS ne demande pas de preuve à la souscription, mais vérifie en cas de sinistre. Vous disposez d'un délai (30 jours suivant la prise d'effet) pour tout mettre en place ; le plus sûr est d'être en règle au moment de cocher.
- Mesures de base : antivirus, pare-feu, et/ou mises à jour logicielles régulières.
- Sauvegardes régulières des données critiques dans un emplacement distinct, non affecté par un problème sur votre système principal.
- Authentification multifacteur (AMF) sur les services infonuagiques — y compris votre courriel — et sur tout accès à distance. À défaut, l'usage de certains logiciels nommés (par ex. Jane, ClinicMaster, Owl Practice, PracticePerfect) est réputé conforme.
- RPV (VPN) pour tout accès à distance à un réseau local sur site. Sans objet si votre pratique est entièrement infonuagique.
- Formation annuelle de sensibilisation à la cybersécurité (incluant l'hameçonnage), pour toute personne ayant accès aux données. Ressource gratuite : Pensez cybersécurité (getcybersafe.gc.ca).
9. Fraude par instruction frauduleuse et transfert de fonds (option)
Cette option ajoutable à la couverture cyber protège contre la fraude financière : on vous trompe par une fausse instruction (faux fournisseur, faux client) pour que vous transfériez des fonds, ou un tiers manipule votre institution financière pour vider un compte. Limites indicatives : 25 000 $ à partir de ~230 $/an, ou 100 000 $ à partir de ~335 $/an.
- Plus pertinent si vous faites des virements électroniques réguliers vers des fournisseurs ou des tiers.
- Moins prioritaire si vos flux se limitent à recevoir des paiements de clients.
- La case demande seulement si vous souhaitez être recontacté pour une soumission : répondre Oui n'engage à rien d'autre qu'un questionnaire séparé.
10. Assurance des pratiques d'emploi (EPL)
L'EPL protège un employeur contre les allégations liées à l'emploi : congédiement injustifié, discrimination, harcèlement. Selon le libellé, les réclamations peuvent provenir d'employés, mais aussi de contractuels, bénévoles ou stagiaires.
Le formulaire pose deux questions de filtrage : employez-vous du personnel? Votre pratique engage-t-elle des contractuels, bénévoles ou stagiaires?
11. Administrateurs et dirigeants (D&O)
L'assurance D&O protège les personnes exerçant un pouvoir décisionnel dans une organisation (conseil d'administration, équipe de direction) contre leur responsabilité personnelle de gestion. Elle présuppose une structure organisationnelle distincte des individus.
12. Forfait de services juridiques
Pour environ 39 $/an, ce forfait donne accès à une ligne juridique illimitée (information générale), à un centre de modèles de documents (contrats de service, etc.), à l'examen de documents simples, à la rédaction de lettres simples, à une assistance en cas de vol d'identité et à une assistance RH.
13. Assurance des frais juridiques
a) Solutions juridiques personnelles (Personal Legal Solutions)
Cette couverture vise votre vie personnelle, non votre pratique : litiges de consommation, location résidentielle (délai de carence de 90 jours), permis de conduire, défense criminelle découlant de votre emploi salarié, accidents, vérification fiscale personnelle, etc. Deux niveaux : 25 000 $/125 000 $ (~109 $) ou 50 000 $/250 000 $ (~132 $).
- Si le menu indique déjà Non et que vous ne souhaitez pas cette couverture, n'ayez pas à remplir le questionnaire d'antécédents en dessous.
- Le questionnaire d'antécédents (3 ans) vise votre vie privée : ne le confondez pas avec votre historique professionnel.
- Pour un psychologue, la priorité va généralement à la version d'affaires (ci-dessous); la version personnelle est un complément, utile si vous anticipez des litiges privés.
b) Solutions juridiques d'affaires (Business Legal Solutions)
La version d'affaires protège votre pratique (jusqu'à 50 000 $/litige, 250 000 $/an, sans franchise) : enquête criminelle ou en santé-sécurité, litiges d'achat/vente de services, recouvrement, litiges relatifs aux locaux loués (carence de 90 jours), révocation d'un permis d'exploitation, vérification fiscale, etc. Elle inclut les services du forfait juridique.
La prime dépend de votre tranche de revenus des 12 prochains mois : par exemple 168 $ pour 0–150 000 $. Pour une pratique mixte (privé + salariat au réseau), la tranche à déclarer correspond à vos honoraires de pratique privée, et non à votre salaire d'employé.
14. Frais juridiques pour les audits d'assurance
Pour environ 45 $/an, cette couverture paie les frais juridiques liés à une enquête, une vérification ou un audit lancé par une compagnie d'assurance ou un régime d'avantages sociaux au sujet de vos services. Jusqu'à 25 000 $/sinistre, 125 000 $/an.
15. Déclarations et garantie (signature)
Cette dernière section scelle la véracité de toutes vos réponses. En acceptant, vous déclarez notamment :
- qu'aucun assureur n'a refusé/annulé une assurance vous concernant dans les cinq dernières années;
- que la demande divulgue les risques connus à la date de signature;
- que vos déclarations sont véridiques — et vous reconnaissez le droit de l'assureur d'annuler la police ou de refuser une réclamation en cas de dissimulation ou de fausse déclaration intentionnelle;
- que la prime n'est pas remboursable, dans les limites permises par la loi.
Inscrivez enfin votre prénom et nom comme signataire. La dernière case (facultative) permet de ne pas recevoir les courriels d'information de BMS, sans incidence sur la couverture.
Repères utiles
Quelques rappels transversaux pour conclure.
- BMS / courtier : 1-855-318-6038 — pour toute question sur les couvertures, la langue des documents ou la classification d'une activité.
- Ligne juridique incluse à la PLI (Gowling WLG) : 1-855-441-4424 — pour les questions liées à votre exercice (réponse au syndic, confidentialité, déontologie).
- Admissibilité ≠ ordre régulateur : votre admissibilité au programme repose sur votre adhésion à la SCP/CPA et/ou à une association provinciale du CPAP, et non sur votre inscription à l'OPQ.
- Le programme BMS s'ajoute à la couverture minimale Fort/OPQ, sans la remplacer; les deux ont des échéances et des logiques distinctes.
- Le principe d'or des déclarations : l'honnêteté protège votre couverture. Déclarer de trop ne coûte presque rien; omettre un fait connu peut tout annuler.
Enfin, gardez à l'esprit que ce guide informe sans remplacer une validation au cas par cas. Les montants et conditions évoluent d'une année à l'autre; en cas d'écart avec le formulaire que vous avez sous les yeux, c'est le formulaire et le libellé officiel de la police qui font foi.